Pressemitteilung

2KS Cloud Services erhält erstes TR-RESISCAN-Zertifikat für mobilen Scanprozess

Abrechnung steuerbegünstigter Sachbezüge mit Smartphone-App trebono wird rechtssicher

Bonn, 21. Mai 2019. Dem Scan­pro­zess tre­bo­no Cloud Ser­vices ist vom Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) die Kon­for­mi­tät mit der Tech­ni­schen Richt­li­nie Erset­zen­des Scan­nen (TR-RESISCAN) bestä­tigt wor­den. Das ent­spre­chen­de Zer­ti­fi­kat hat der Her­stel­ler 2KS Cloud Ser­vices heu­te auf dem 16. Deut­schen IT-Sicherheitskongress in Bonn erhal­ten. tre­bo­no wird dar­in die Ein­hal­tung der stren­gen Anfor­de­run­gen der TR-03138 des BSI beschei­nigt. Dadurch besit­zen mit dem Mobil­ge­rät abfo­to­gra­fier­te und digi­tal gespei­cher­te Bele­ge Beweis­kraft und müs­sen nicht mehr zusätz­lich in Papier­form auf­be­wahrt wer­den. So kön­nen steu­er­be­güns­tig­te Sach­be­zü­ge rechts­si­cher anhand der tat­säch­li­chen Bele­ge abge­rech­net wer­den, ohne zusätz­li­chen Ver­wal­tungs­auf­wand im Unter­neh­men zu verursachen.

„Ab sofort kann jeder Besit­zer eines Smart­phones unter­wegs anfal­len­de Papier­be­le­ge rechts­si­cher erfas­sen und archi­vie­ren. Das eröff­net voll­stän­dig neue Mög­lich­kei­ten für den digi­ta­len Doku­men­ten­work­flow“, sagt Jörg Klin­gler, Geschäfts­füh­rer der 2KS Cloud Ser­vices GmbH. Die Abrech­nung von Sach­be­zü­gen mit tre­bo­no sieht er als ein gutes Bei­spiel dafür. „Aktu­ell meh­ren sich die Zei­chen aus dem Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um, dass die groß­zü­gi­ge Aner­ken­nung von Gutschein- oder Kar­ten­sys­te­me bald ein Ende fin­den dürf­te. Mit der digi­ta­len Erfas­sung der Bele­ge in der Cloud kön­nen Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer jedoch auch wei­ter­hin erheb­lich profitieren.“

Unter­neh­men, die tre­bo­no nut­zen wol­len, steht dazu die gan­ze Band­brei­te der steuer- und abga­ben­frei­en Zusatz­leis­tun­gen offen, die das deut­sche Ein­kom­men­steu­er­recht vor­sieht. Hier­zu zäh­len die gän­gi­gen Model­le wie digi­ta­le Essens­mar­ke, ein­fa­cher Sach­be­zug oder Job­ti­cket eben­so wie der weni­ger geläu­fi­ge Inter­net­kos­ten­zu­schuss, Han­dy­kos­ten­zu­schuss oder Kita-Kostenzuschuss. Aber auch die Erho­lungs­bei­hil­fe, Anmie­tung von Wer­be­flä­chen auf dem pri­va­ten PKW oder der „gro­ße“ Sach­be­zug nach §37b EstG sind mög­lich. Egal ob ein­ma­lig oder regel­mä­ßig las­sen sich so zusätz­li­che Lohn­be­stand­tei­le rea­li­sie­ren, die als Bonus wirk­lich beim Arbeit­neh­mer ankom­men – sogar bei einem 450€-Mini-Job.

„Für TR-RESISCAN-konformes Scan­nen stan­den den Unter­neh­men bis­lang aus­schließ­lich sta­tio­nä­re Ver­fah­ren zur Ver­fü­gung“, weiß Ste­phan Van­berg, Geschäfts­füh­rer von FP Mentana-Claimsoft, einem Unter­neh­men der FP, das den Zer­ti­fi­zie­rungs­pro­zess unter­stützt hat. „Umso mehr freu­en wir uns, dass wir mit unse­rer Bera­tungs­leis­tung Teil der ers­ten erfolg­rei­chen Zer­ti­fi­zie­rung eines mobi­len Scan­pro­zes­ses sein konn­ten.“ Der zer­ti­fi­zier­te Pro­zess ver­sieht jeden ein­ge­scann­ten Beleg in der App mit einer Prüf­sum­me, bevor er die­sen an die Cloud schickt. Wahl­wei­se kann der Beleg zusätz­lich elek­tro­nisch signiert wer­den, um die Sicher­heit wei­ter zu erhö­hen. Wei­ter­ver­ar­bei­tung und Archi­vie­rung erfol­gen in jedem Fall erst, nach­dem die Inte­gri­tät anhand der Prüf­sum­me sicher­ge­stellt wur­de. Somit ist von der Auf­nah­me mit dem Smart­phone bis zur end­gül­ti­gen Spei­che­rung in der Cloud kei­ne Mani­pu­la­ti­on der Bele­ge mög­lich, die digi­ta­len Doku­men­te ver­fü­gen über die­sel­be Beweis­kraft wie die Ori­gi­nal­be­le­ge. „Mit der erfolg­rei­chen Zer­ti­fi­zie­rung ist ein wei­te­rer Mei­len­stein der rechts­si­che­ren Digi­ta­li­sie­rung erreicht wor­den“, bestä­tigt Jawad Ahmad vom BSI.

Mit­tel­fris­tig sol­len die Anwen­dungs­fäl­le im Unter­neh­men kei­nes­wegs auf die Abrech­nung von Sach­be­zü­gen beschränkt blei­ben. „Schon heu­te kann tre­bo­no nicht nur Quit­tun­gen erfas­sen, son­dern belie­bi­ge Doku­men­te mit­samt ihren Revi­sio­nen, Geneh­mi­gun­gen und sons­ti­gen Ver­ar­bei­tungs­schrit­ten unter­stüt­zen“, betont Klin­gler. „Wir freu­en uns über krea­ti­ve Köp­fe, die ihre Bran­chen­lö­sun­gen durch unse­re mobi­len Work­flows auf­wer­ten wollen!“

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Über 2KS Cloud Services

2KS Cloud Ser­vices hat als ers­tes Unter­neh­men eine rechts­si­che­re Cloud-Plattform für beleg­erset­zen­des Scan­nen mit dem Smart­phone rea­li­siert. Die dar­auf basie­ren­de Lösung tre­bo­no (www.trebono.de) bie­tet mit­tel­stän­di­schen Arbeit­ge­bern direkt ein­setz­ba­re Modu­le für Lohn­be­stand­tei­le, die steuer- und abga­ben­frei ankom­men. Mit die­sem Bonus trägt tre­bo­no erheb­lich zu Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on und ‑bin­dung bei. Im Gegen­satz zu ein­fa­chen Gutschein- oder Kar­ten­sys­te­men kön­nen sämt­li­che Vor­tei­le des deut­schen Ein­kom­men­steu­er­rechts genutzt wer­den. Für die Unter­neh­men ent­fal­len Liqui­di­täts­bin­dung und Prü­fungs­ri­si­ken, auto­ma­ti­sche rechts­si­che­re Doku­men­ta­ti­on und Abrech­nung redu­zie­ren den Auf­wand nahe­zu auf null.

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