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Über Allocate Software

Allo­ca­te Soft­ware ist ein füh­ren­der inter­na­tio­na­ler Anbie­ter von Opti­mie­rungs­lö­sun­gen für die Per­so­nal­ein­satz­pla­nung, der die ope­ra­ti­ven und admi­nis­tra­ti­ven Not­wen­dig­kei­ten des Gesund­heits­we­sens in all ihrer Kom­ple­xi­tät beherrscht. Die Lösun­gen von Allo­ca­te Soft­ware machen eine siche­re und effek­ti­ve Pati­en­ten­be­treu­ung bei opti­mier­ten Kos­ten mög­lich, weil vom Pfle­ge­mit­ar­bei­ter auf der Sta­ti­on über die Pfle­ge­ma­na­ger bis hin zum Kran­ken­haus­ma­nage­ment erst­mals allen Betei­lig­ten trans­pa­ren­te gemein­sa­me Daten für ihre jewei­li­ge Auf­ga­be in Echt­zeit zur Ver­fü­gung ste­hen. Als Ergeb­nis sind stets die rich­ti­gen Men­schen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort, die Moti­va­ti­on aller Betei­lig­ten steigt, das Arbeits­kli­ma ver­bes­sert sich und der ziel­ge­rich­te­te Ein­satz des Fach­per­so­nals hebt die Qua­li­tät der Ver­sor­gung sowie die Wirt­schaft­lich­keit.

Den wich­tigs­ten Markt bil­den für Allo­ca­te Soft­ware mit sei­nen mehr als 800 Kun­den und über einer Mil­li­on täg­lich geplan­ten Ein­satz­kräf­ten die größ­ten pri­va­ten wie öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen des Gesund­heits­we­sens. Mit 410 Mit­ar­bei­tern, davon allein 190 in For­schung und Ent­wick­lung, ist das Unter­neh­men welt­weit füh­rend bei Inno­va­tio­nen im Per­so­nal­ma­nage­ment. Der Stamm­sitz ist in Groß­bri­tan­ni­en, sei­ne inter­na­tio­na­len Kun­den bedient Allo­ca­te Soft­ware über loka­le Nie­der­las­sun­gen in Schwe­den, Frank­reich, Spa­ni­en, Deutsch­land und Aus­tra­li­en.

Pflege 4.0 – Herausforderung für Krankenhäuser

Nicht nur in deut­schen Kran­ken­häu­sern herrscht drin­gen­der Hand­lungs­be­darf: Die chro­ni­sche Unter­be­set­zung an qua­li­fi­zier­ten Schwes­tern und Pfle­gern stellt eine gere­gel­te Pati­en­ten­ver­sor­gung zuneh­mend in Fra­ge. Zudem sor­gen gede­ckel­te Bud­gets und Fach­kräf­te­man­gel dafür, dass sich an der per­so­nel­len Situa­ti­on im Pfle­ge­be­reich in abseh­ba­rer Zeit nichts ändern wird. Eine unter dem Schlag­wort „Pfle­ge 4.0“ viel­dis­ku­tier­te Kon­se­quenz ist es, die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on auf die Pfle­ge zu über­tra­gen und so dem Per­so­nal­man­gel in der Pfle­ge mit intel­li­gen­ten Tech­nik­lö­sun­gen ent­ge­gen­zu­tre­ten.

Solan­ge Men­schen nicht von Robo­tern gepflegt wer­den kön­nen oder wol­len, wer­den Gerä­te und Sen­so­ren zur Über­wa­chung, War­nung und Alar­mie­rung jedoch nur einen Teil der Lösung bil­den kön­nen.

Die Lösung: Personalanforderungen optimieren

Einen ent­schei­den­den Anteil an der Lösung der Pfle­ge­her­aus­for­de­rung haben intel­li­gen­te Sys­te­me wie die Opti­ma Sui­te, die dafür sor­gen, dass stets die rich­ti­gen Men­schen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort sind. Als Soft­ware-as-a-Ser­vice-Platt­form sorgt Opti­ma für die Opti­mie­rung der kom­ple­xen Per­so­nal­an­for­de­run­gen in gro­ßen Gesund­heits­or­ga­ni­sa­tio­nen. Dabei gilt es, die Auto­ma­ti­sie­rungs­lü­cke zu schlie­ßen, die für den klas­si­schen Soft­ware­ein­satz bezeich­nend ist: Bis­lang kom­men die typi­schen Dienst­plan­pro­gram­me zum Ein­satz, die meh­re­re Wochen im Vor­aus den Soll-Zustand pla­nen. Ergänzt wer­den sie durch Zeit­er­fas­sungs­sys­te­me, um im Nach­hin­ein den Ist-Zustand zu doku­men­tie­ren und an die Abrech­nungs­sys­te­me zu mel­den.

Opti­ma hin­ge­gen deckt sowohl die Dienst­pla­ner­stel­lung als auch die Zeit­er­fas­sung ab, bie­tet dazwi­schen jedoch zusätz­lich ein dyna­mi­sches und trans­pa­ren­tes Per­so­nal­ma­nage­ment. Weil Per­so­nal und Pati­en­ten gleich­zei­tig sicht­bar sind, kön­nen Insti­tu­tio­nen die Per­so­nal­be­set­zung auf die tat­säch­li­chen Pati­en­ten­be­dürf­nis­se abstim­men. Das Manage­ment genießt so eine grö­ße­re Kon­trol­le und Pla­nungs­si­cher­heit – vom Kran­ken­zim­mer bis zur Vor­stands­eta­ge.

Die Soft­ware sorgt für die Auto­ma­ti­sie­rung der Per­so­nal­ein­satz­pla­nung und die kor­rek­te Abrech­nung geleis­te­ter Mit­ar­bei­ter­stun­den auch bei kom­ple­xen Regeln. Ein­ma­lig wird Lösung durch zwei Fak­to­ren: Zum einen dadurch, dass sie die Qua­li­fi­ka­tio­nen und Kapa­zi­tä­ten des Pfle­ge­per­so­nals mit den Anfor­de­run­gen der tat­säch­li­chen Pati­en­ten kor­re­liert, zum ande­ren, indem die Mit­ar­bei­ter ihre eige­ne Pla­nung durch die welt­wei­te und zu jeder Zeit mög­li­che Nut­zung von mobi­len End­ge­rä­ten aktiv ein­brin­gen kön­nen.

Die Opti­ma-Sui­te umfasst ver­schie­de­ne Modu­le:

Optima – Personaleinsatzplanung und -optimierung

Die Soft­ware­en­gi­ne von Opti­ma ermög­licht eine aus­ge­klü­gel­te Dienst­pla­nung für alle Mit­ar­bei­ter in Abstim­mung auf die pro­gnos­ti­zier­ten Pati­en­ten­be­dürf­nis­se. Dienst­plä­ne für Stamm­per­so­nal sowie für Aus­hilfs- und Agen­tur­kräf­te las­sen sich schnell und unkom­pli­ziert auf­stel­len – bis hin zu einer Funk­ti­on zur auto­ma­ti­schen Erstel­lung. Das Manage­ment von Urlaub und Aus­fall­zei­ten ist eben­so inte­griert wie eine Zeit­er­fas­sung mit Schnitt­stel­le zum Abrech­nungs­sys­tem. Schnitt­stel­len zum Kran­ken­haus-infor­ma­ti­ons­sys­tem ermög­li­chen zudem die Über­mitt­lung von Bele­gun­gen und Abfra­gen von Pfle­ge­auf­wen­dun­gen respek­ti­ve Grup­pie­run­gen.

SafeCare – bedarfsabhängige Diensteinteilung

Safe­Ca­re dient dem Risi­ko­ma­nage­ment über den Arbeits­tag hin­weg, indem es die Per­so­nal­be­set­zung mit den tat­säch­li­chen Qua­li­fi­ka­tio­nen und Fähig­kei­ten des Per­so­nals auf die aktu­el­len Pati­en­ten­be­dürf­nis­se abstimmt. Das revo­lu­tio­niert die täg­li­che Per­so­nal­ein­tei­lung in bei­de Rich­tun­gen: vor­han­de­ne Pro­duk­ti­vi­täts­po­ten­zia­le wer­den aus­ge­schöpft und zugleich die Ver­sor­gungs­qua­li­tät und Sicher­heit für die Pati­en­ten ver­bes­sert.

Mein Optima – permanente Einbindung der Mitarbeiter

Über die per Brow­ser oder Smart­pho­ne nutz­ba­re mobi­le App „Mein Opti­ma“ sind alle Mit­ar­bei­ter per­ma­nent in den Pro­zess ein­be­zo­gen. Sie kön­nen über­all auf der Welt ihren Dienst­plan online ein­se­hen, Urlaubs­an­spruch und Arbeits­zeit­kon­to über­prü­fen und neue Kom­pe­ten­zen hin­zu­fü­gen. Sie sind ein­ge­bun­den und kön­nen eigen­ver­ant­wort­lich Diens­te oder freie Tage bean­tra­gen oder auch Urlaubs- und Fort­bil­dungs­an­trä­ge ein­rei­chen.

Das Resultat: Miteinander statt gegeneinander

Mit Opti­ma ermög­licht Allo­ca­te Soft­ware den Wan­del von einer star­ren Ver­wal­tung der Per­so­nal­pla­nung zu einem dyna­mi­schen und trans­pa­ren­ten Per­so­nal­ma­nage­ment, das alle Betei­lig­ten ein­bin­det. Aus dem vie­ler­orts vor­herr­schen­den Gegen­ein­an­der von Pfle­ge­dienst­lei­tung, Con­trol­ling und Mit­ar­bei­tern wird ein kon­struk­ti­ves Mit­ein­an­der auf der Basis gemein­sa­mer Fak­ten satt indi­vi­du­el­ler Mei­nun­gen. Selbst die rou­ti­ne­mä­ßi­ge Schicht­über­ga­be gelingt unter Ver­wen­dung von Safe­Ca­re erheb­lich effi­zi­en­ter und ziel­ori­en­tier­ter.

In Groß­bri­tan­ni­en, dem Stamm­land von Allo­ca­te Soft­ware, ist Opti­ma seit Jah­ren Markt­füh­rer. Weit über drei­vier­tel der Kran­ken­häu­ser des bri­ti­schen Gesund­heits­sys­tems NHS nut­zen Opti­ma zur täg­li­chen Pla­nung ihrer Arbeits­kräf­te, aber auch zahl­rei­che pri­va­te Kran­ken­häu­ser und Kli­ni­ken zäh­len zu den Kun­den.

Aus die­sem weit­rei­chen Ein­satz sind die Resul­ta­te klar belegt:

  • Durch erhöh­te Effi­zi­ent und Pro­duk­ti­vi­tät spart der geziel­te Ein­satz von Fach­per­so­nal durch Opti­ma im Durch­schnitt mehr als 5 Pro­zent der Per­so­nal­kos­ten ein.
  • Der admi­nis­tra­ti­ve Auf­wand für die Per­so­nal­ein­satz­pla­nung redu­ziert sich im Durch­schnitt um 20 Pro­zent.
  • Durch die Bereit­stel­lung von qua­li­fi­zier­tem Per­so­nal pas­send zum jewei­li­gen Pati­en­ten­be­darf steigt die Ver­sor­gungs­qua­li­tät merk­lich.
  • Nicht zuletzt füh­ren die trans­pa­ren­te Dienst­pla­nung und fai­re Ein­tei­lung zu einer erheb­li­chen Ver­bes­se­rung der Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on.

Für Fra­gen und wei­te­re Infor­ma­tio­nen ste­hen Ihnen ger­ne zur Ver­fü­gung:

Allo­ca­te Soft­ware GmbH
Andre­as Kum­broch

Ruhr­al­lee 9
44139 Dort­mund
Tele­fon: +49 (231) 9525211
[email protected]
www​.allo​ca​te​soft​ware​.de
in-house Agen­tur
Micha­el Ihrin­ger
Kas­ta­ni­en­al­lee 24
64289 Darm­stadt
Tele­fon +49 (6151) 30830–0
[email protected]
www​.in​-house​.de

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