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Über Allocate Software

Allocate Software ist ein führender internationaler Anbieter von Optimierungslösungen für die Personaleinsatzplanung, der die operativen und administrativen Notwendigkeiten des Gesundheitswesens in all ihrer Komplexität beherrscht. Die Lösungen von Allocate Software machen eine sichere und effektive Patientenbetreuung bei optimierten Kosten möglich, weil vom Pflegemitarbeiter auf der Station über die Pflegemanager bis hin zum Krankenhausmanagement erstmals allen Beteiligten transparente gemeinsame Daten für ihre jeweilige Aufgabe in Echtzeit zur Verfügung stehen. Als Ergebnis sind stets die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort, die Motivation aller Beteiligten steigt, das Arbeitsklima verbessert sich und der zielgerichtete Einsatz des Fachpersonals hebt die Qualität der Versorgung sowie die Wirtschaftlichkeit.

Den wichtigsten Markt bilden für Allocate Software mit seinen mehr als 800 Kunden und über einer Million täglich geplanten Einsatzkräften die größten privaten wie öffentlichen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Mit 410 Mitarbeitern, davon allein 190 in Forschung und Entwicklung, ist das Unternehmen weltweit führend bei Innovationen im Personalmanagement. Der Stammsitz ist in Großbritannien, seine internationalen Kunden bedient Allocate Software über lokale Niederlassungen in Schweden, Frankreich, Spanien, Deutschland und Australien.

Pflege 4.0 – Herausforderung für Krankenhäuser

Nicht nur in deutschen Krankenhäusern herrscht dringender Handlungsbedarf: Die chronische Unterbesetzung an qualifizierten Schwestern und Pflegern stellt eine geregelte Patientenversorgung zunehmend in Frage. Zudem sorgen gedeckelte Budgets und Fachkräftemangel dafür, dass sich an der personellen Situation im Pflegebereich in absehbarer Zeit nichts ändern wird. Eine unter dem Schlagwort „Pflege 4.0“ vieldiskutierte Konsequenz ist es, die Digitale Transformation auf die Pflege zu übertragen und so dem Personalmangel in der Pflege mit intelligenten Techniklösungen entgegenzutreten.

Solange Menschen nicht von Robotern gepflegt werden können oder wollen, werden Geräte und Sensoren zur Überwachung, Warnung und Alarmierung jedoch nur einen Teil der Lösung bilden können.

Die Lösung: Personalanforderungen optimieren

Einen entscheidenden Anteil an der Lösung der Pflegeherausforderung haben intelligente Systeme wie die Optima Suite, die dafür sorgen, dass stets die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Als Software-as-a-Service-Plattform sorgt Optima für die Optimierung der komplexen Personalanforderungen in großen Gesundheitsorganisationen. Dabei gilt es, die Automatisierungslücke zu schließen, die für den klassischen Softwareeinsatz bezeichnend ist: Bislang kommen die typischen Dienstplanprogramme zum Einsatz, die mehrere Wochen im Voraus den Soll-Zustand planen. Ergänzt werden sie durch Zeiterfassungssysteme, um im Nachhinein den Ist-Zustand zu dokumentieren und an die Abrechnungssysteme zu melden.

Optima hingegen deckt sowohl die Dienstplanerstellung als auch die Zeiterfassung ab, bietet dazwischen jedoch zusätzlich ein dynamisches und transparentes Personalmanagement. Weil Personal und Patienten gleichzeitig sichtbar sind, können Institutionen die Personalbesetzung auf die tatsächlichen Patientenbedürfnisse abstimmen. Das Management genießt so eine größere Kontrolle und Planungssicherheit – vom Krankenzimmer bis zur Vorstandsetage.

Die Software sorgt für die Automatisierung der Personaleinsatzplanung und die korrekte Abrechnung geleisteter Mitarbeiterstunden auch bei komplexen Regeln. Einmalig wird Lösung durch zwei Faktoren: Zum einen dadurch, dass sie die Qualifikationen und Kapazitäten des Pflegepersonals mit den Anforderungen der tatsächlichen Patienten korreliert, zum anderen, indem die Mitarbeiter ihre eigene Planung durch die weltweite und zu jeder Zeit mögliche Nutzung von mobilen Endgeräten aktiv einbringen können.

Die Optima-Suite umfasst verschiedene Module:

Optima – Personaleinsatzplanung und -optimierung

Die Softwareengine von Optima ermöglicht eine ausgeklügelte Dienstplanung für alle Mitarbeiter in Abstimmung auf die prognostizierten Patientenbedürfnisse. Dienstpläne für Stammpersonal sowie für Aushilfs- und Agenturkräfte lassen sich schnell und unkompliziert aufstellen – bis hin zu einer Funktion zur automatischen Erstellung. Das Management von Urlaub und Ausfallzeiten ist ebenso integriert wie eine Zeiterfassung mit Schnittstelle zum Abrechnungssystem. Schnittstellen zum Krankenhaus-informationssystem ermöglichen zudem die Übermittlung von Belegungen und Abfragen von Pflegeaufwendungen respektive Gruppierungen.

SafeCare – bedarfsabhängige Diensteinteilung

SafeCare dient dem Risikomanagement über den Arbeitstag hinweg, indem es die Personalbesetzung mit den tatsächlichen Qualifikationen und Fähigkeiten des Personals auf die aktuellen Patientenbedürfnisse abstimmt. Das revolutioniert die tägliche Personaleinteilung in beide Richtungen: vorhandene Produktivitätspotenziale werden ausgeschöpft und zugleich die Versorgungsqualität und Sicherheit für die Patienten verbessert.

Mein Optima – permanente Einbindung der Mitarbeiter

Über die per Browser oder Smartphone nutzbare mobile App „Mein Optima“ sind alle Mitarbeiter permanent in den Prozess einbezogen. Sie können überall auf der Welt ihren Dienstplan online einsehen, Urlaubsanspruch und Arbeitszeitkonto überprüfen und neue Kompetenzen hinzufügen. Sie sind eingebunden und können eigenverantwortlich Dienste oder freie Tage beantragen oder auch Urlaubs- und Fortbildungsanträge einreichen.

Das Resultat: Miteinander statt gegeneinander

Mit Optima ermöglicht Allocate Software den Wandel von einer starren Verwaltung der Personalplanung zu einem dynamischen und transparenten Personalmanagement, das alle Beteiligten einbindet. Aus dem vielerorts vorherrschenden Gegeneinander von Pflegedienstleitung, Controlling und Mitarbeitern wird ein konstruktives Miteinander auf der Basis gemeinsamer Fakten satt individueller Meinungen. Selbst die routinemäßige Schichtübergabe gelingt unter Verwendung von SafeCare erheblich effizienter und zielorientierter.

In Großbritannien, dem Stammland von Allocate Software, ist Optima seit Jahren Marktführer. Weit über dreiviertel der Krankenhäuser des britischen Gesundheitssystems NHS nutzen Optima zur täglichen Planung ihrer Arbeitskräfte, aber auch zahlreiche private Krankenhäuser und Kliniken zählen zu den Kunden.

Aus diesem weitreichen Einsatz sind die Resultate klar belegt:

  • Durch erhöhte Effizient und Produktivität spart der gezielte Einsatz von Fachpersonal durch Optima im Durchschnitt mehr als 5 Prozent der Personalkosten ein.
  • Der administrative Aufwand für die Personaleinsatzplanung reduziert sich im Durchschnitt um 20 Prozent.
  • Durch die Bereitstellung von qualifiziertem Personal passend zum jeweiligen Patientenbedarf steigt die Versorgungsqualität merklich.
  • Nicht zuletzt führen die transparente Dienstplanung und faire Einteilung zu einer erheblichen Verbesserung der Mitarbeitermotivation.

Für Fragen und weitere Informationen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:

Allocate Software GmbH
Andreas Kumbroch

Ruhrallee 9
44139 Dortmund
Telefon: +49 (231) 9525211
[email protected]
www.allocatesoftware.de
in-house Agentur eK
Michael Ihringer
Kastanienallee 24
64289 Darmstadt
Telefon +49 (6151) 30830-0
[email protected]
www.in-house.de

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