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Über Allocate Software

Allo­cate Soft­ware ist ein führen­der inter­na­tionaler Anbi­eter von Opti­mierungslö­sun­gen für die Per­son­alein­satz­pla­nung, der die oper­a­tiv­en und admin­is­tra­tiv­en Notwendigkeit­en des Gesund­heitswe­sens in all ihrer Kom­plex­ität beherrscht. Die Lösun­gen von Allo­cate Soft­ware machen eine sichere und effek­tive Patien­ten­be­treu­ung bei opti­mierten Kosten möglich, weil vom Pflegemi­tar­beit­er auf der Sta­tion über die Pflege­m­an­ag­er bis hin zum Kranken­haus­man­age­ment erst­mals allen Beteiligten trans­par­ente gemein­same Dat­en für ihre jew­eilige Auf­gabe in Echtzeit zur Ver­fü­gung ste­hen. Als Ergeb­nis sind stets die richti­gen Men­schen zur richti­gen Zeit am richti­gen Ort, die Moti­va­tion aller Beteiligten steigt, das Arbeit­skli­ma verbessert sich und der ziel­gerichtete Ein­satz des Fach­per­son­als hebt die Qual­ität der Ver­sorgung sowie die Wirtschaftlichkeit.

Den wichtig­sten Markt bilden für Allo­cate Soft­ware mit seinen mehr als 800 Kun­den und über ein­er Mil­lion täglich geplanten Ein­satzkräften die größten pri­vat­en wie öffentlichen Ein­rich­tun­gen des Gesund­heitswe­sens. Mit 410 Mitar­beit­ern, davon allein 190 in Forschung und Entwick­lung, ist das Unternehmen weltweit führend bei Inno­va­tio­nen im Per­sonal­man­age­ment. Der Stamm­sitz ist in Großbri­tan­nien, seine inter­na­tionalen Kun­den bedi­ent Allo­cate Soft­ware über lokale Nieder­las­sun­gen in Schwe­den, Frankre­ich, Spanien, Deutsch­land und Australien.

Pflege 4.0 – Herausforderung für Krankenhäuser

Nicht nur in deutschen Kranken­häusern herrscht drin­gen­der Hand­lungs­be­darf: Die chro­nis­che Unterbe­set­zung an qual­i­fizierten Schwest­ern und Pflegern stellt eine geregelte Patien­ten­ver­sorgung zunehmend in Frage. Zudem sor­gen gedeck­elte Bud­gets und Fachkräfte­man­gel dafür, dass sich an der per­son­ellen Sit­u­a­tion im Pflege­bere­ich in abse­hbar­er Zeit nichts ändern wird. Eine unter dem Schlag­wort „Pflege 4.0“ vield­isku­tierte Kon­se­quenz ist es, die Dig­i­tale Trans­for­ma­tion auf die Pflege zu über­tra­gen und so dem Per­sonal­man­gel in der Pflege mit intel­li­gen­ten Tech­niklö­sun­gen entgegenzutreten.

Solange Men­schen nicht von Robot­ern gepflegt wer­den kön­nen oder wollen, wer­den Geräte und Sen­soren zur Überwachung, War­nung und Alarmierung jedoch nur einen Teil der Lösung bilden können.

Die Lösung: Personalanforderungen optimieren

Einen entschei­den­den Anteil an der Lösung der Pflege­heraus­forderung haben intel­li­gente Sys­teme wie die Opti­ma Suite, die dafür sor­gen, dass stets die richti­gen Men­schen zur richti­gen Zeit am richti­gen Ort sind. Als Software-​as-​a-​Service-​Plattform sorgt Opti­ma für die Opti­mierung der kom­plex­en Per­son­alan­forderun­gen in großen Gesund­heit­sor­gan­i­sa­tio­nen. Dabei gilt es, die Automa­tisierungslücke zu schließen, die für den klas­sis­chen Soft­wa­reein­satz beze­ich­nend ist: Bis­lang kom­men die typ­is­chen Dien­st­plan­pro­gramme zum Ein­satz, die mehrere Wochen im Voraus den Soll-​Zustand pla­nen. Ergänzt wer­den sie durch Zeit­er­fas­sungssys­teme, um im Nach­hinein den Ist-​Zustand zu doku­men­tieren und an die Abrech­nungssys­teme zu melden.

Opti­ma hinge­gen deckt sowohl die Dien­st­plan­er­stel­lung als auch die Zeit­er­fas­sung ab, bietet dazwis­chen jedoch zusät­zlich ein dynamis­ches und trans­par­entes Per­sonal­man­age­ment. Weil Per­son­al und Patien­ten gle­ichzeit­ig sicht­bar sind, kön­nen Insti­tu­tio­nen die Per­son­albe­set­zung auf die tat­säch­lichen Patien­tenbedürfnisse abstim­men. Das Man­age­ment genießt so eine größere Kon­trolle und Pla­nungssicher­heit – vom Kranken­z­im­mer bis zur Vorstandsetage.

Die Soft­ware sorgt für die Automa­tisierung der Per­son­alein­satz­pla­nung und die kor­rek­te Abrech­nung geleis­teter Mitar­beit­er­stun­den auch bei kom­plex­en Regeln. Ein­ma­lig wird Lösung durch zwei Fak­toren: Zum einen dadurch, dass sie die Qual­i­fika­tio­nen und Kapaz­itäten des Pflegeper­son­als mit den Anforderun­gen der tat­säch­lichen Patien­ten kor­re­liert, zum anderen, indem die Mitar­beit­er ihre eigene Pla­nung durch die weltweite und zu jed­er Zeit mögliche Nutzung von mobilen Endgeräten aktiv ein­brin­gen können.

Die Optima-​Suite umfasst ver­schiedene Module:

Optima – Personaleinsatzplanung und ‑optimierung

Die Soft­wa­reengine von Opti­ma ermöglicht eine aus­gek­lügelte Dien­st­pla­nung für alle Mitar­beit­er in Abstim­mung auf die prog­nos­tizierten Patien­tenbedürfnisse. Dien­st­pläne für Stamm­per­son­al sowie für Aushilfs- und Agen­turkräfte lassen sich schnell und unkom­pliziert auf­stellen – bis hin zu ein­er Funk­tion zur automa­tis­chen Erstel­lung. Das Man­age­ment von Urlaub und Aus­fal­lzeit­en ist eben­so inte­gri­ert wie eine Zeit­er­fas­sung mit Schnittstelle zum Abrech­nungssys­tem. Schnittstellen zum Krankenhaus-​informationssystem ermöglichen zudem die Über­mit­tlung von Bele­gun­gen und Abfra­gen von Pflegeaufwen­dun­gen respek­tive Gruppierungen.

SafeCare – bedarfsabhängige Diensteinteilung

Safe­Care dient dem Risiko­man­age­ment über den Arbeit­stag hin­weg, indem es die Per­son­albe­set­zung mit den tat­säch­lichen Qual­i­fika­tio­nen und Fähigkeit­en des Per­son­als auf die aktuellen Patien­tenbedürfnisse abstimmt. Das rev­o­lu­tion­iert die tägliche Per­son­alein­teilung in bei­de Rich­tun­gen: vorhan­dene Pro­duk­tiv­itätspoten­ziale wer­den aus­geschöpft und zugle­ich die Ver­sorgungsqual­ität und Sicher­heit für die Patien­ten verbessert.

Mein Optima – permanente Einbindung der Mitarbeiter

Über die per Brows­er oder Smart­phone nutzbare mobile App „Mein Opti­ma“ sind alle Mitar­beit­er per­ma­nent in den Prozess ein­be­zo­gen. Sie kön­nen über­all auf der Welt ihren Dien­st­plan online ein­se­hen, Urlaub­sanspruch und Arbeit­szeitkon­to über­prüfen und neue Kom­pe­ten­zen hinzufü­gen. Sie sind einge­bun­den und kön­nen eigen­ver­ant­wortlich Dien­ste oder freie Tage beantra­gen oder auch Urlaubs- und Fort­bil­dungsanträge einreichen.

Das Resultat: Miteinander statt gegeneinander

Mit Opti­ma ermöglicht Allo­cate Soft­ware den Wan­del von ein­er star­ren Ver­wal­tung der Per­son­alpla­nung zu einem dynamis­chen und trans­par­enten Per­sonal­man­age­ment, das alle Beteiligten ein­bindet. Aus dem vielerorts vorherrschen­den Gegeneinan­der von Pflege­di­en­stleitung, Con­trol­ling und Mitar­beit­ern wird ein kon­struk­tives Miteinan­der auf der Basis gemein­samer Fak­ten satt indi­vidu­eller Mei­n­un­gen. Selb­st die rou­tinemäßige Schichtüber­gabe gelingt unter Ver­wen­dung von Safe­Care erhe­blich effizien­ter und zielorientierter.

In Großbri­tan­nien, dem Stamm­land von Allo­cate Soft­ware, ist Opti­ma seit Jahren Mark­t­führer. Weit über dreivier­tel der Kranken­häuser des britis­chen Gesund­heitssys­tems NHS nutzen Opti­ma zur täglichen Pla­nung ihrer Arbeit­skräfte, aber auch zahlre­iche pri­vate Kranken­häuser und Kliniken zählen zu den Kunden.

Aus diesem weitre­ichen Ein­satz sind die Resul­tate klar belegt:

• Durch erhöhte Effizient und Pro­duk­tiv­ität spart der gezielte Ein­satz von Fach­per­son­al durch Opti­ma im Durch­schnitt mehr als 5 Prozent der Per­son­alkosten ein.
• Der admin­is­tra­tive Aufwand für die Per­son­alein­satz­pla­nung reduziert sich im Durch­schnitt um 20 Prozent.
• Durch die Bere­it­stel­lung von qual­i­fiziertem Per­son­al passend zum jew­eili­gen Patien­tenbe­darf steigt die Ver­sorgungsqual­ität merklich.
• Nicht zulet­zt führen die trans­par­ente Dien­st­pla­nung und faire Ein­teilung zu ein­er erhe­blichen Verbesserung der Mitarbeitermotivation.

Für Fra­gen und weit­ere Infor­ma­tio­nen ste­hen Ihnen gerne zur Verfügung:

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