Pressemitteilung

IQAkte Vertrag von IQDoQ wird zum Erfolgsmodell

Materna-​Tochter für Dokumentenmanagement baut Wachstumskurs mit standardisierten Aktenlösungen konsequent aus

Bad Vil­bel, 12. Janu­ar 2016. Im Jahr 2015 konn­te IQDoQ sei­ne digi­ta­le Ver­trags­ak­ten­lö­sung IQAk­te Ver­trag bei einer Rei­he von Groß­kun­den neu ein­füh­ren und erfolg­reich in Betrieb neh­men. Die Soft­ware ist das jüngs­te Mit­glied der 2011 ein­ge­führ­ten IQAkten-​Produktfamilie. Dar­in bün­delt die Materna-​Tochter ihr Dokumenten¬management-Know-how aus 30 Jah­ren Pro­jekt­ge­schäft und stellt es dem Markt in Form einer fle­xi­blen Stan­dard­soft­ware zur Ver­fü­gung. Die ers­te IQAk­te, die digi­ta­le Per­so­nal­ak­ten­lö­sung IQAk­te Per­so­nal, ist mitt­ler­wei­le bei 43 Unter­neh­men im Ein­satz. Damit bil­den die IQAk­ten einen zen­tra­len Bestand­teil der Wachs­tums­stra­te­gie von IQDoQ.

„Die Erfolgs­ge­schich­te unse­rer IQAk­te Per­so­nal wie­der­holt sich gera­de bei der IQAk­te Ver­trag“, freut sich IQDoQ-​Geschäftsführer Frank Rütt­ger. Die neue Lösung unter­stützt alle Pro­zes­se des digi­ta­len Ver­trags­ma­nage­ments von der Ver­trags­er­stel­lung bis zur Prü­fung, Frei­ga­be oder Kün­di­gung. „Vor allem aber brin­gen unse­re digi­ta­len Akten­lö­sun­gen alle ‚Best Prac­ti­ces‘ der Bran­che bereits fer­tig mit. Dadurch benö­ti­gen unse­re Kun­den kei­ne auf­wän­di­gen Imple­men­tie­rungs­pro­jek­te. Dank des Ein­füh­rungs­kon­zepts ‚5Days2Go‘ sind unse­re Kun­den in nur fünf Tagen mit ihrer indi­vi­du­ell ange­pass­ten Lösung startklar.“

Wie gut die­ses Kon­zept auf­geht, bestä­tigt Dr. Mark Jahn, Bereichs­lei­ter Recht und Per­so­nal bei den Stadt­wer­ken Neu­müns­ter: „Erst 2014 hat­ten wir die digi­ta­le Per­so­nal­ak­te von IQDoQ ein­ge­führt. Nach den posi­ti­ven Erfah­run­gen fiel es uns leicht, uns beim digi­ta­len Ver­trags­ma­nage­ment erneut für eine IQAk­te zu ent­schei­den.“ Die Soft­ware wird dabei dezen­tral ein­ge­setzt. Ziel ist es, den Fach­ab­tei­lun­gen ein Tool zu geben, das sie moti­viert, ihre Ver­trä­ge zu erfas­sen. Eine flä­chen­de­cken­de zwin­gen­de Erfas­sung ist nicht geplant. Ob Miet­ver­trä­ge für Immo­bi­li­en, Leasing- und Kauf­ver­trä­ge, Dienst­leis­tung und Werk­ver­trä­ge oder kom­ple­xe Kon­zes­si­ons­ver­trä­ge – alle Doku­men­te mit ergän­zen­den Unter­la­gen und den wesent­li­chen Ver­trags­da­ten und –fris­ten wer­den zen­tral in der elek­tro­ni­schen Akte erfasst. Der Rechts­be­reich über­nimmt die Qua­li­täts­si­che­rung der erfass­ten Daten und ver­wal­tet das Papier­ar­chiv für die Originale.

„Dass die Betei­lig­ten aller unse­rer Gesell­schaf­ten jeder­zeit und an jedem Ort auf die Ver­trä­ge zugrei­fen kön­nen und dabei auch alle ver­trags­re­le­van­ten Doku­men­te zur Hand haben, ist eine unschätz­ba­re­re Erleich­te­rung für unse­re Orga­ni­sa­ti­on“, fin­det Jahn.

Auf die­se Vor­tei­le setzt auch Mater­na. Der füh­ren­de IT-​Dienstleister mit euro­pa­weit rund 1.600 Mit­ar­bei­tern hat 2015 sein Geschäft neu aus­ge­rich­tet. Die dabei ent­stan­de­ne neue Abtei­lung „Shared Deli­very Ser­vices“ soll unter ande­rem ein zen­tra­les Ver­trags­ma­nage­ment für alle sechs Busi­ness Lines der Materna-​Gruppe leis­ten. „Dafür auf ein Pro­dukt aus dem eige­nen Kon­zern zurück­grei­fen zu kön­nen, ist zwar ange­nehm, hat aber kei­nes­wegs den Aus­schlag gege­ben“, berich­tet Pro­jekt­lei­te­rin Moni­ka Klein. Seit Herbst läuft die IQAk­te Ver­trag in der Kon­zern­zen­tra­le in Dort­mund und bil­det dort die Grund­la­ge für die digi­ta­le Erfas­sung sämt­li­cher Ver­trä­ge. „Spä­tes­tens wenn 2016 noch die Tochter¬unternehmen und aus­län­di­schen Gesell­schaf­ten hin­zu­kom­men, ste­hen die über­grei­fen­den Arbeits­ab­läu­fe im Fokus“, so der Aus­blick von Klein. „Mit einem aus­ge­feil­ten Rollen- und Rech­te­sys­tem, auto­ma­ti­scher Ver­sio­nie­rung von Doku­men­ten sowie dem inte­grier­ten Workflow- und Fris­ten­ma­nage­ment samt Stell­ver­tre­tun­gen und Eska­la­tio­nen bie­tet uns die IQAk­te Ver­trag dafür ein­fach die opti­ma­le Unterstützung.“

Auch die übri­gen IQAkten-​Lösungen konn­ten 2015 zule­gen. Unter den wei­te­ren Kun­den, die in die­sem Jahr in Betrieb gegan­gen sind, fin­den sich von vtours bis Fress­napf Tier­nah­rung, vom Herz-​Jesu-​Krankenhaus Hil­trup bis zur DAK Gesund­heit Unter­neh­men aller Bran­chen und Grö­ßen­ord­nun­gen. „Eines haben die­se Kun­den aber alle gemein­sam: Sie wol­len ein­fach, schnell und sicher mit einer stan­dar­di­sier­ten Akten­lö­sung star­ten, die sich anfühlt, als wäre sie eigens für sie ent­wi­ckelt wor­den“, fasst Rütt­ger zusam­men. „Der gro­ße Erfolg der IQAk­ten zeigt, wie gut uns das immer wie­der gelingt.“

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Über IQDoQ
IQDoQ (www​.IQDoQ​.de) ist IT-​Spezialist mit einem fei­nen Gespür für Pro­zes­se und Doku­men­te. Das Toch­ter­un­ter­neh­men der Materna-​Gruppe hat sich auf Soft­ware für effi­zi­en­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment spe­zia­li­siert. Seit über 25 Jah­ren rea­li­siert IQDoQ digi­ta­le Akten­lö­sun­gen, die doku­ment­ba­sier­te Pro­zes­se spür­bar ver­ein­fa­chen und erleich­tern. Heu­te ste­hen die Pro­dukt­mar­ken Hyper­Doc und IQAk­te für ein effi­zi­en­tes zukunfts­si­che­res Doku­men­ten­ma­nage­ment, das sich in rund 1.000 Pro­jek­ten bewährt hat.
Die meh­re­ren 10.000 Anwen­der der IQDoQ-​Lösungen fin­den sich in klei­nen, mit­tel­stän­di­schen und gro­ßen Unter­neh­men wie bei­spiels­wei­se Cari­tas­ver­band Darm­stadt e. V., DAK-​Gesundheit, Deut­sche Post AG, DPD Dyna­mic Par­cel Dis­tri­bu­ti­on GmbH & Co. KG, GEO­DIS Logistics Deutsch­land GmbH, NZZ-​Mediengruppe, Unity­me­dia KabelBW GmbH und WIT­TE Automotive.

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