Pressemitteilung
Schweizer Kompetenzzentrum Records Management zertifiziert Dokumentenmanagementsystem von IQDoQ
HyperDoc erfüllt alle Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV)
Bad Vilbel, 20. Juni 2017. Das Dokumentenmanagementsystem HyperDoc von IQDoQ hat das Zertifizierungsverfahren des Schweizer Kompetenzzentrums Records Management (KRM) mit Sitz in Zollikon erfolgreich durchlaufen. Geprüft wurde HyperDoc in der Version 6.2. Als Prüfungsgrundlage dienten die Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zur Mehrwertsteuer sowie die Geschäfts-bücherverordnung (GeBüV), insbesondere deren Anforderungen an die Integrität und den Schutz der Archivdaten. Ab sofort liefert IQDoQ das Produkt mit einer Vorgabekonfiguration für die Schweiz aus, die den rechtskonformen Einsatz beim Endanwender sicherstellt.
„Nachdem wir unser Dokumentenmanagementsystem in Deutschland bereits seit zehn Jahren regelmäßig von der TÜViT zertifizieren lassen, war es längst überfällig, auch unseren Schweizer Kunden mit einem entsprechenden Zertifikat Sicherheit über die rechtskonforme Archivierung ihrer Daten und Dokumente zu geben“, sagt die verantwortliche Projektleiterin und Produktmanagerin bei IQDoQ Sabrina Bockisch. Während in Deutschland die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt sein müssen, ist es in der Schweiz die GeBüV, die den Rahmen für das Führen und Aufbewahren elektronischer Informationen vorgibt. Darüber hinaus regelt die Mehrwertsteuerverordnung der ESTV die technischen, organisatorischen und verfahrenstechnischen Anforderungen an die Beweiskraft und die Kontrolle von elektronisch erzeugten Daten und Informationen.
„Die Experten des KRM haben die GeBüV seinerzeit mitverfasst und beherrschen das Regelwerk daher aus dem Effeff“, erläutert Bockisch die Entscheidung von IQDoQ für eben diese Schweizer Zertifizierungsstelle. Mit der Übergabe des 52 Seiten umfassenden Prüfberichtes und des offiziellen Zertifikats ist HyperDoc nun eines von erst drei zertifizierten Dokumentenmanagementsystemen in der Schweiz.
Die erarbeitete Vorgabekonfiguration, die IQDoQ seinen Schweizer Neukunden ab sofort ausliefert, stellt nachweislich sicher, dass:
- Inhalte nicht unbefugt geändert oder gelöscht werden können (Manipulationssicherheit),
- Daten und Dokumente über ein selbsttragendes Archiv jederzeit verfügbar sind und
- die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente gemäß GeBüV und ESTV eingehalten werden.
„Jetzt sind auch unsere Schweizer Kunden bei Rechnungs- oder Steuer-prüfungen auf der sicheren Seite und können mit dem Zertifikat ohne große Umstände die Beweiskraft ihrer Daten und Dokumente belegen“, freut sich Bockisch über das erfolgreiche Zertifizierungsprojekt.
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Über IQDoQ
IQDoQ (www.IQDoQ.de) ist IT-Spezialist mit einem feinen Gespür für Prozesse und Dokumente. Das Tochterunternehmen der Materna-Gruppe hat sich auf Software für effizientes Dokumentenmanagement spezialisiert. Seit über 25 Jahren realisiert IQDoQ digitale Aktenlösungen, die dokumentbasierte Prozesse spürbar vereinfachen und erleichtern. Heute stehen die Produktmarken HyperDoc und IQAkte für ein effizientes zukunftssicheres Dokumentenmanagement, das sich in rund 1.000 Projekten bewährt hat.
Die mehreren 10.000 Anwender der IQDoQ-Lösungen finden sich in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen wie beispielsweise Caritasverband Darmstadt e. V., DAK-Gesundheit, Deutsche Post AG, DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG, GEODIS Logistics Deutschland GmbH, NZZ-Mediengruppe, Unitymedia KabelBW GmbH und WITTE Automotive.
Über das KRM
Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) fokussiert sich auf Information Governance und betreibt das erste Kompetenzzentrum dazu in Europa. Das KRM steigert den Wert von Information für seine Kunden und verknüpft dabei die klassischen Mittel der Informationstechnik, des Rechts und der Informationswissenschaft mit der neuen Welt der sozialen Medien. Die Berater verfügen über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung im Themengebiet Archivierung / Records Management und waren sowohl auf der Anwender- wie auch der Anbieterseite tätig. Das KRM ist aus der Arbeitsgruppe entstanden, die für den Bund die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entwickelt hat. Es prüft und zertifiziert sowohl Anbieter wie auch Anwender von Systemen, die hohen regulatorischen Anforderungen genügen müssen. Informationen zur Zertifizierung unter www.informationgovernance.ch.
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Kompetenzzentrum Records Management GmbH (KRM)
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