Pressemitteilung

Schweizer Kompetenzzentrum Records Management zertifiziert Dokumentenmanagementsystem von IQDoQ

HyperDoc erfüllt alle Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV)

Bad Vil­bel, 20. Juni 2017. Das Doku­menten­man­age­mentsys­tem Hyper­Doc von IQDoQ hat das Zer­ti­fizierungsver­fahren des Schweiz­er Kom­pe­tenzzen­trums Records Man­age­ment (KRM) mit Sitz in Zol­likon erfol­gre­ich durch­laufen. Geprüft wurde Hyper­Doc in der Ver­sion 6.2. Als Prü­fungs­grund­lage dien­ten die Vor­gaben der Eid­genös­sis­chen Steuerver­wal­tung (ESTV) zur Mehrw­ert­s­teuer sowie die Geschäfts-​bücherverordnung (GeBüV), ins­beson­dere deren Anforderun­gen an die Integrität und den Schutz der Archiv­dat­en. Ab sofort liefert IQDoQ das Pro­dukt mit ein­er Vor­gabekon­fig­u­ra­tion für die Schweiz aus, die den recht­skon­for­men Ein­satz beim Endan­wen­der sicherstellt.

„Nach­dem wir unser Doku­menten­man­age­mentsys­tem in Deutsch­land bere­its seit zehn Jahren regelmäßig von der TÜViT zer­ti­fizieren lassen, war es längst über­fäl­lig, auch unseren Schweiz­er Kun­den mit einem entsprechen­den Zer­ti­fikat Sicher­heit über die recht­skon­forme Archivierung ihrer Dat­en und Doku­mente zu geben“, sagt die ver­ant­wortliche Pro­jek­tlei­t­erin und Pro­duk­t­man­agerin bei IQDoQ Sab­ri­na Bock­isch. Während in Deutsch­land die Grund­sätze der ord­nungs­gemäßen Führung und Auf­be­wahrung von Büch­ern, Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­ch­er Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) erfüllt sein müssen, ist es in der Schweiz die GeBüV, die den Rah­men für das Führen und Auf­be­wahren elek­tro­n­is­ch­er Infor­ma­tio­nen vorgibt. Darüber hin­aus regelt die Mehrw­ert­s­teuerverord­nung der ESTV die tech­nis­chen, organ­isatorischen und ver­fahren­stech­nis­chen Anforderun­gen an die Beweiskraft und die Kon­trolle von elek­tro­n­isch erzeugten Dat­en und Informationen.

„Die Experten des KRM haben die GeBüV sein­erzeit mitver­fasst und beherrschen das Regel­w­erk daher aus dem Eff­eff“, erläutert Bock­isch die Entschei­dung von IQDoQ für eben diese Schweiz­er Zer­ti­fizierungsstelle. Mit der Über­gabe des 52 Seit­en umfassenden Prüf­bericht­es und des offiziellen Zer­ti­fikats ist Hyper­Doc nun eines von erst drei zer­ti­fizierten Doku­menten­man­age­mentsys­te­men in der Schweiz.

Die erar­beit­ete Vor­gabekon­fig­u­ra­tion, die IQDoQ seinen Schweiz­er Neukun­den ab sofort aus­liefert, stellt nach­weis­lich sich­er, dass:

  • Inhalte nicht unbefugt geän­dert oder gelöscht wer­den kön­nen (Manip­u­la­tion­ssicher­heit),
  • Dat­en und Doku­mente über ein selb­st­tra­gen­des Archiv jed­erzeit ver­füg­bar sind und
  • die Aufbewahrungs- und Löschfris­ten für Doku­mente gemäß GeBüV und ESTV einge­hal­ten werden.

„Jet­zt sind auch unsere Schweiz­er Kun­den bei Rechnungs- oder Steuer-​prüfungen auf der sicheren Seite und kön­nen mit dem Zer­ti­fikat ohne große Umstände die Beweiskraft ihrer Dat­en und Doku­mente bele­gen“, freut sich Bock­isch über das erfol­gre­iche Zertifizierungsprojekt.

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Über IQDoQ
IQDoQ (www​.IQDoQ​.de) ist IT-​Spezialist mit einem feinen Gespür für Prozesse und Doku­mente. Das Tochterun­ternehmen der Materna-​Gruppe hat sich auf Soft­ware für effizientes Doku­menten­man­age­ment spezial­isiert. Seit über 25 Jahren real­isiert IQDoQ dig­i­tale Akten­lö­sun­gen, die doku­ment­basierte Prozesse spür­bar vere­in­fachen und erle­ichtern. Heute ste­hen die Pro­duk­t­marken Hyper­Doc und IQAk­te für ein effizientes zukun­ftssicheres Doku­menten­man­age­ment, das sich in rund 1.000 Pro­jek­ten bewährt hat.
Die mehreren 10.000 Anwen­der der IQDoQ-​Lösungen find­en sich in kleinen, mit­tel­ständis­chen und großen Unternehmen wie beispiel­sweise Car­i­tasver­band Darm­stadt e. V., DAK-​Gesundheit, Deutsche Post AG, DPD Dynam­ic Par­cel Dis­tri­b­u­tion GmbH & Co. KG, GEO­DIS Logis­tics Deutsch­land GmbH, NZZ-​Mediengruppe, Uni­ty­media KabelBW GmbH und WITTE Automotive.

Über das KRM
Das Kom­pe­tenzzen­trum Records Man­age­ment (KRM) fokussiert sich auf Infor­ma­tion Gov­er­nance und betreibt das erste Kom­pe­tenzzen­trum dazu in Europa. Das KRM steigert den Wert von Infor­ma­tion für seine Kun­den und verknüpft dabei die klas­sis­chen Mit­tel der Infor­ma­tion­stech­nik, des Rechts und der Infor­ma­tion­swis­senschaft mit der neuen Welt der sozialen Medi­en. Die Berater ver­fü­gen über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung im The­menge­bi­et Archivierung / Records Man­age­ment und waren sowohl auf der Anwender- wie auch der Anbi­eter­seite tätig. Das KRM ist aus der Arbeits­gruppe ent­standen, die für den Bund die Geschäfts­bücherverord­nung (GeBüV) entwick­elt hat. Es prüft und zer­ti­fiziert sowohl Anbi­eter wie auch Anwen­der von Sys­te­men, die hohen reg­u­la­torischen Anforderun­gen genü­gen müssen. Infor­ma­tio­nen zur Zer­ti­fizierung unter www​.infor​ma​tion​gover​nance​.ch.

Für Fra­gen und weit­ere Infor­ma­tio­nen ste­hen Ihnen gerne zur Verfügung:

IQDoQ GmbH
Kat­ja Dippel

Mar­ket­ing Com­mu­ni­ca­tions Manager
Theodor-​Heuss-​Straße 59
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Tele­fax: +49 6101 806–590
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Dr. Bruno Wildhaber
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Tele­fon: +41 44 8262121
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www​.infor​ma​tion​gover​nance​.ch

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